Se às vezes você se frustra com o pouco que consegue fazer durante o seu dia de trabalho, você não está sozinho. Pesquisas indicam que apenas 26% das pessoas saem do escritório tendo cumprido as tarefas que se propõem a realizar. É comum sentir que ocupou seu tempo, mas não fez nada de importante. Obviamente, nossa vida não se resume a sermos robôs produtivos para os quais cada segundo é otimizado.

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No entanto, a maioria de nós quer sentir que é bem organizado e eficiente para cumprir os principais objetivos e solucionar os problemas fundamentais. Um bom início é entender os bloqueios mentais mais comuns que nos impedem de focar e terminar um trabalho importante. Vamos abordar os cinco tipos mais comuns:

1. Você superestima quanto tempo de concentração tem em um dia normal.

Projetos criativos de longo prazo, o pensamento estratégico e a formação de habilidades e relacionamentos exigem grandes blocos de atenção concentrada. É fácil pensar de maneira otimista e achar que você tem o dia todo ou até mesmo várias horas para esse tipo de trabalho e, por isso, planeja suas prioridades apoiado nesse pressuposto. No entanto, para muitos de nós, reuniões, e-mails, mensagens, telefonemas e “dúvidas rápidas” ocupam uma parte considerável do nosso tempo no escritório. Os dados agregados do aplicativo de monitoramento de tempo RescueTime sugerem que temos somente uma hora e doze minutos de tempo ininterrupto em um dia.

Se você considerar o pouco tempo disponível para um trabalho concentrado, poderá selecionar de forma mais rigorosa o que é prioridade absoluta e se proteger de distrações por determinados períodos. Quando você de fato tiver de 60 a 90 minutos disponíveis, tente se concentrar em objetivos mais genéricos (por mais tentador que seja se concentrar em um trabalho de rotina que demandará mais tempo). Lembre-se, também, de que mesmo esses projetos complexos e importantes costumam ter algumas tarefas administrativas associadas (por exemplo, procurar uma referência ao escrever um livro) que não exigem muito foco ou criatividade. Como alternativa ao pouco tempo disponível para um trabalho mais complexo, identifique essas tarefas e encaixe-as nos 15 minutos que você tem sobrando entre reuniões ou nos períodos livres mais longos em que você já prevê que será interrompido.

2. Você ignora métodos comprovados e sustentáveis que parecem muito maçantes ou simples demais.

Se você consome muitos materiais de autoajuda voltados à produtividade, provavelmente está familiarizado com muitos conceitos fundamentais da psicologia cognitivo-comportamental. Por exemplo, se você criar “intenções de implementação”, você tem mais chances de concluir uma tarefa. Isso envolve o planejamento de quando e onde você realizará uma tarefa e como superará os obstáculos que encontrar. Da mesma forma, você já deve ter lido que diminuir o número de decisões que toma em um dia ajuda a reduzir sua fadiga mental e a melhorar a sua força de vontade. E você também pode ver que, quando deixa qualquer tarefa mais fácil, por exemplo, garantindo que tenha os materiais necessários à mão, tem mais chances de iniciá-la. No entanto, depois que ficamos sabendo desses princípios, geralmente os tratamos como ultrapassados, mesmo quando não os implementamos completamente ou nem ao menos os experimentamos.

Para cada um de seus projetos importantes, defina sua próxima ação e tenha tudo do que precisa para executá-la à mão e esteja pronto para começar. Por exemplo, se você deseja se gravar fazendo um discurso importante, prepare o espaço que planeja usar, faça um teste de um minuto e verifique se há espaço livre suficiente no dispositivo de gravação. Se você remover essas barreiras práticas para poder iniciar, elas não vão ocupar seu tempo de trabalho concentrado.

Se você gosta de se ver como uma pessoa especial ou única, pode achar que soluções simples não combinam bem com essa percepção, já que você não gosta de se ver como os outros. Isso é uma armadilha. Não deixe de empregar estratégias tediosas, mas fáceis e de eficácia comprovada, sempre que possível. Aprimore a aplicação criativa de ideias simples em vez de ficar procurando ideias complexas.

3. Você encara a mudança como “tudo ou nada”.

É comum acharmos que alguma mudança em nosso hábito ajudaria na produtividade, mas nos sentimos haver uma barreira psicológica para seguir em frente. Por exemplo, você pode acreditar que dormir mais poderia melhorar sua produtividade, mas você é uma pessoa noturna e se irrita quando lhe aconselham a dormir mais cedo. Em vez de insistir no que sente resistência, procure mudanças que esteja disposto a fazer e que não pareçam um grande problema. Automatizar as luzes de casa para escurecerem (ou ficarem vermelhas), usar filtros de luz azul em seus dispositivos ou passar os últimos 30 minutos do seu expediente planejando o dia seguinte (criando uma transição), pode lhe ajudar, sem grande sacrifício, a ir para a cama dez ou quinze minutos mais cedo. No entanto, se você acha que precisa fazer uma mudança mais radical, de duas horas ou nada, no momento de ir se deitar, ou se você se concentra apenas no fato de que não quer dormir sem seu telefone, então não mudará coisa alguma. Colha os louros mais fáceis que não desencadeiam sua resistência psicológica. Quando você consegue fazer uma mudança discreta, sua disposição para fazer outras mudanças provavelmente aumentará de forma orgânica.

4. Você esquece como executar tarefas recorrentes, mas pouco frequentes.

Se você executar uma tarefa diariamente, provavelmente tem um processo eficiente para executá-la. Mas, se a realiza uma vez ou algumas vezes por ano, talvez ela não ocorra com tanta facilidade. Em meu livro The healthy mind toolkit, escrevi que toda vez que precisava limpar o tambor da impressora, passava pelo menos dez minutos procurando as instruções na internet. Agora, tenho essas instruções salvas em um e-mail para mim mesma, com o assunto “como limpar o tambor da impressora”, para que eu não precise mais seguir todas as etapas para encontrar o número do modelo da minha impressora e pesquisar tudo isso no Google.

Depois de concluir qualquer processo que precisará repetir no futuro, escreva para si mesmo as instruções com a maneira mais eficiente de realizar a tarefa e salve em um local fácil de pesquisar.

5. Você subestima o custo de pequenos desperdícios de tempo ou energia.

Gastar um pouco de tempo quase todos os dias em seus projetos importantes, mas não urgentes, e/ou aprimorar suas habilidades costuma ser suficiente para melhorar drasticamente seus resultados gerais, se comparado a não alocar nenhum tempo para isso. Por outro lado, pequenos desperdícios de tempo e energia podem ter um impacto negativo maior do que somos capazes de perceber. Os dez minutos que você gasta procurando suas chaves ou respondendo a um e-mail que não precisava de uma resposta imediata são irrelevantes por si sós. No entanto, muitas dessas situações podem atrapalhar seu fluxo, reforçar um senso negativo de identidade e, o que é muito comum, sugar sua energia. Ao criar sistemas (por exemplo, reduzir decisões desnecessárias, agilizar e simplificar tarefas, agrupar, automatizar, terceirizar ou utilizar checklists) para conter pequenos desperdícios de tempo ou energia, você obterá como maior benefício a clareza mental, que supera em muito a economia de tempo.

Mesmo que as dicas deste artigo não resolvam todos os seus problemas de produtividade, elas poderão lhe dar a oportunidade de concluir as tarefas que são mais importantes.

Alice Boyes, Ph.D., é uma psicóloga clínica que se tornou escritora. Boyes é autora do livro The healthy mind toolkit e the anxiety toolkit.

Fonte: Harvard Business Review Brasil